Atención, expedidores: los costes del flete pueden lastrarle

Sabemos que los envíos en realidad no tienen nada de gratis Pero ¿cuánto cuesta de verdad un envío? La respuesta: depende, y hacer conjeturas puede ser perjudicial para las empresas Incluso para los expedidores que creen que lo están haciendo todo bien, no evaluar los costes del flete y las tarifas del peso dimensional puede salir caro, e incluso poner en peligro todo el negocio.

El proceso de gestión de pedidos para el comercio electrónico es complejo, y solo sobreviven los más fuertes

Siga el pulso a la demanda del comercio electrónico

Sealed Air trabajó recientemente con un comerciante online de zapatos de bajo coste que gestionaba y enviaba 2,5 millones de pedidos desde tres almacenes repartidos por todo EE. UU.

Como la mayoría de los negocios de comercio electrónico, la empresa tenía dificultades para responder a las crecientes expectativas de velocidad y facilidad. El comerciante se encargó de absorber los gastos de envío en lugar de repercutir estos costes a los clientes. Esta práctica es común en las operaciones de comercio electrónico, y por un buen motivo. Según la National Retail Federation, muchos compradores online piensan en los gastos de envío antes de llegar a la página de pago, y el 65 % afirma que revisan las condiciones para conseguir envío gratis antes de añadir artículos a las cestas de sus compras online. La oferta de envío gratis funcionó a esta empresa durante un tiempo como método para incentivar las ventas, pero al final, el vendedor de zapatos tuvo dificultades para enviar los pedidos al ritmo que marcaba el aumento de la demanda.

El peso dimensional incrementa los costes del flete

Para optimizar los recursos, las empresas de transporte cobran a los expedidores según el peso dimensional, que usa como criterio de cálculo el tamaño cúbico. Los dimensionalizadores miden con precisión los contornos exteriores del paquete, registran el peso real y asignan esa información al número de seguimiento del envío. El peso facturable final es superior con el peso dimensional que con el peso real.

Con estos sistemas, las empresas de transporte están más atentas a la precisión de las mediciones que indican los expedidores y penalizan a quienes incluyen mediciones a la baja.

El contenedor de envío que usaba nuestro cliente de zapatos era un sobre de bolsa de polietileno. La solución mantenía bajos los costes de los materiales de embalaje y facilitaba a los operarios gestionar los pedidos desde sus estaciones de embalaje individuales. Antes de que el paquete saliera del centro, cada envío se registraba en el sistema de la empresa de transporte con el peso real de 2,2 kg, el peso medio de un par de zapatos. Los operarios no pesaban cada paquete por separado.

¿Cuál era el problema? Que el peso dimensional de cada paquete solía ser mayor que su peso real. La empresa no sabía cuánto dinero estaba pagando por el flete con prácticas basadas en el peso dimensional.

El recargo medio era de entre 1 y 1,50 USD por paquete, lo que ascendía a un coste total de envío de cada paquete de hasta 10 USD.

Las operaciones para la gestión de pedidos tienen dificultades para controlar los costes

Para reducir las dimensiones del paquete, el vendedor de zapatos dio instrucciones a los operarios para que sellaran con cinta los lados de la bolsa de polietileno. Lamentablemente, el remedio empeoró la situación. Sellar la bolsa de polietileno solo redistribuyó el aire que se contenía dentro y no se tradujo en una reducción de las dimensiones del paquete.

Además de no resolver el problema de peso dimensional, sellar los lados de la bolsa ralentizó sustancialmente el proceso de embalaje, un problema que la empresa ya estaba intentando paliar. Además, las bolsas selladas con cinta aminoraron la velocidad de los pedidos y aumentaron los costes de los materiales y mano de obra.

Una auditoría del flete revela pérdidas en la rentabilidad final

Tras implementar una solución imperfecta y no corregir la pérdida de control de sus operaciones para la gestión de pedidos, al comerciante de zapatos le quedaban recursos limitados para revisar sus facturas de flete. Sealed Air recomendó un estudio pormenorizado de las últimas facturas de flete para localizar en qué se estaba gastando el dinero. Tras la auditoría, la respuesta quedó clara. En solo un trimestre, la empresa había pagado más de 300 000 USD en tarifas de peso dimensional, más los costes de flete. En solo un año, acumuló más de 1 millón de USD en recargos de flete no contabilizados.

Pero la cosa no terminaba aquí. El desconocimiento de su situación financiera había ocasionado problemas en otras áreas de las operaciones de embalaje de la empresa, como un aumento de los costes de los materiales y la mano de obra, y una reducción de la velocidad de procesamiento. Los millones de dólares que había estado pagando por el flete sin apenas percatarse de ello acabaron por lastrarla y al final la empresa se vio abocada al cierre.

Las empresas que aún asignan cálculos aproximados o generalizan las mediciones de los paquetes deberían sumar un 20 % adicional en cada factura de flete. Las empresas de transporte cobran a los expedidores por el peso dimensional más grande, más una tarifa por tener que hacer correcciones.

Reduzca los costes de flete, aumente las ganancias y la productividad

La solución de embalaje que Sealed Air recomendó al comerciante de zapatos requería una inversión de capital de 500 000 USD y un aumento en los costes de materiales de 0,28 USD por paquete. No obstante, estos costes se hubieran compensado solo con el ahorro obtenido en mano de obra y flete. Esta solución le habría supuesto:

• Un ahorro de más de 2 millones de USD: unos 1,8 millones de USD en flete y 875 000 USD en mano de obra
• Un aumento de un 95 % en la velocidad y la eficiencia de la mano de obra
• Una mejora de la sostenibilidad con 167 camiones completos, de casi 5 m2, en las carreteras al año

La rentabilidad de la inversión se habría materializado en solo tres meses.

No permita que su empresa sea la siguiente en verse lastrada por los costes del flete. Para evitar sorpresas en la siguiente factura de flete, realice auditorías periódicas para detectar oportunidades de reducción de costes y mejora de la eficiencia. Hacer los deberes puede ayudarle enormemente a aumentar sus beneficios.