Atención, operaciones de envíos: los costos de los fletes pueden costarles todo

Sabemos que el envío gratuito en realidad no es gratuito. Pero ¿cuánto cuesta realmente el envío? La respuesta: Varía, y hacer suposiciones puede ser perjudicial para las empresas. Incluso para las operaciones de envíos que creen que están haciendo todo bien, no averiguar las tarifas de flete y peso dimensional puede suponer un enorme costo, que podría poner en riesgo toda la empresa.

El proceso de soluciones tecnológicas para el cumplimiento de pedidos de comercio electrónico es complejo y últimamente se está convirtiendo en una cuestión de supervivencia del más apto.

Mantener el ritmo de la demanda del comercio electrónico

Recientemente, Sealed Air colaboró con una tienda minorista en línea de calzado de descuento que cumplía y enviaba 2,5 millones de pedidos desde tres almacenes diferentes en Estados Unidos.

Al igual que la mayoría de las empresas de comercio electrónico, la empresa de calzado se esforzó por satisfacer las crecientes expectativas de rapidez y comodidad absorbiendo los gastos de envío internamente en lugar de pasarlos a los clientes. Esta es una práctica común en las operaciones de comercio electrónico, y por un buen motivo. Según la Federación Nacional de Minoristas, muchos compradores en línea consideran los gastos de envío antes de llegar a la página de compra, y el 65 % afirma que consulta los umbrales de envío gratuito antes de sumar artículos a sus carros de comprar en línea. La oferta de envío gratuito funcionó en esta empresa durante un tiempo como forma de fomentar las ventas, pero al final el vendedor de calzado tuvo problemas para obtener suficientes cajas para afrontar el ritmo de la demanda creciente.

El peso dimensional provoca un aumento de los costos de transporte

Para optimizar los recursos, las empresas de transporte cobran a las operaciones de envíos en función del peso dimensional, que tiene en cuenta el tamaño cúbico. Los medidores de dimensiones se usan para medir con precisión los límites exteriores del embalaje, capturar el peso real y asignar esa información al número de seguimiento del envío. El peso final facturable es el mayor resultante de entre el peso dimensional y el peso real.

Con estos sistemas, las empresas de transporte están prestando más atención a la exactitud de las mediciones proporcionadas por las operaciones de envíos, y penalizan a las empresas que realizan mal los cálculos.

El contenedor de envío elegido por nuestro cliente de calzado era un sobre bolsa de polietileno para envíos. La solución mantuvo bajos los costos de material de embalaje y facilitó a los operadores el cumplimiento de los pedidos desde sus estaciones de empaque individuales. Antes de que el embalaje abandonara las instalaciones, cada envío se registraba en el sistema de la empresa de transporte con un peso real de dos kilos, el peso medio de un par de zapatos. Los operadores no pesaron cada paquete individual.

¿El problema? El peso dimensional de cada embalaje con frecuencia era mayor que su peso real. La empresa no tenía ni idea de cuánto dinero estaba pagando por el flete según las políticas de peso dimensional.

El promedio de contracargos fue de entre $ 1 y $ 1,50 por embalaje, con lo que el costo total de envío de cada paquete ascendió a $ 10 costosos.

Las operaciones para procesar pedidos de comercio electrónico luchan por controlar los costos

Para reducir las dimensiones del embalaje, el vendedor de zapatos dio instrucciones a sus operadores de que pegaran con cinta los lados de la bolsa de polietileno. Lamentablemente, este plan causó más perjuicios que beneficios. El encintado de la bolsa de polietileno se limitó a redistribuir el aire dentro de la bolsa y no tuvo ningún impacto en la reducción de las dimensiones del embalaje.

Además de no resolver el problema del peso dimensional, el encintado de los lados de la bolsa ralentizó mucho la operación de embalaje, un problema que la empresa ya estaba combatiendo. Además, las bolsas con cinta paralizaron la velocidad de los pedidos y aumentaron los costos de material y mano de obra.

La auditoría del flete revela la pérdida de rentabilidad final

Tras implantar una solución defectuosa y no frenar la pérdida de control sobre sus operaciones para procesar pedidos de comercio electrónico, la tienda minorista de calzado tenía recursos limitados para revisar sus facturas de flete. Sealed Air recomendó un examen de las facturas de flete recientes para identificar en qué se gastaba el dinero. Tras la auditoría, la respuesta fue clara. En un solo trimestre, la empresa había pagado más de $ 300 000 en concepto de tarifas de peso dimensional, además de los gastos de flete. En tan solo un año, había acumulado más de $ 1 millón en contracargos de flete no contabilizados.

Lamentablemente, la cosa no acabó ahí. El desconocimiento de la situación financiera de la tienda minorista había provocado problemas en otras partes de las operaciones de embalaje de la empresa, como el aumento de los costos de materiales, la disminución de la velocidad de producción y el aumento de los costos de mano de obra. Pero, en definitiva, los millones de dólares que había estado pagando a ciegas por los fletes fueron demasiado, y la empresa se vio obligada a cerrar.

Las empresas que siguen asignando estimaciones aproximadas o generalizando las medidas de los embalajes deben prever un 20 % adicional en cada factura de flete. Las empresas de transporte cobran a las operaciones de envíos por el mayor peso dimensional, más una tarifa por corrección.

Reducir los costos del flete, aumentar los beneficios y la productividad

La solución de embalaje que Sealed Air recomendó a la tienda minorista de calzado requería una inversión de capital de $ 500 000 y un aumento de los costos de material de 28 centavos por paquete. Sin embargo, estos costos se habrían compensado solo con el ahorro de mano de obra y del flete. Podría haberse:

• ahorrado más de $ 2 millones: aproximadamente $ 1,8 millones en fletes y $ 875 000 en mano de obra;
• aumentado la velocidad y la eficiencia laboral en un 95 %;
• mejorado la sustentabilidad al mantener 167 remolques llenos de 16 m fuera de la carretera anualmente.

El retorno de la inversión se habría alcanzado en tan solo tres meses.

No sea la próxima empresa que se derrumbe por los costos del flete. Para evitar llevarse una sorpresa en su próxima factura de flete, realice auditorías periódicas para identificar las oportunidades de recortar costos y aumentar la eficiencia. Un poco de investigación contribuirá en gran medida a aumentar las ganancias.